Document Controlling Officer

Locatie: 

Rijswijk, NL

Vakgebied:  Aviation
Contract:  Tijdelijk contract
Werkuren per week:  40
Vacaturenummer:  3064

Heb jij een groot verantwoordelijkheidsgevoel, kan je goed coördineren en heb je oog voor detail? Dan ben jij de geschikte persoon die wij zoeken! Je krijgt energie van een functie met veel verantwoordelijkheid in een internationale en veranderde omgeving. Als Document Controlling officer zorg jij dat al onze documentatie, voor vliegend en grond personeel consistent en uniform is en voldoet aan de wettelijke vereisten.

Het team bestaat op dit moment uit 9 enthousiaste collega’s, namelijk de Quality & Compliance Manager, drie Quality Officer Auditors, een Quality Programme Manager, twee Document Controlling Officers en twee stagiair(e)s. Het team is specialistisch, gedreven en in bezit van een goede dosis humor. In deze functie rapporteer je aan de Quality & Compliance Manager.

Hoe maak jij een impact

Er zijn vele mogelijkheden om het verschil te maken:

  • Je bent verantwoordelijk voor het beheer, archiveren en de verspreiding van alle operationele documentatie, waarbij altijd de uniformiteit en consistentie van de informatie is gewaarborgd voor de Nederlandse luchtvaartmaatschappij (TUI fly NL) maar ook voor de overige TUI Airlines binnen TUI Aviation;
  • Je zorgt samen met de verantwoordelijke content eigenaar van een handleiding of andere document voor kwaliteitsborging, zodat de geschreven documenten voldoen aan de wettelijke vereisten en eventuele aanvullende vereisten zoals vastgesteld door de exploitant.
  • Je ontwerpt, ontwikkelt en onderhouden al onze publicatieplatformen voor digitale (operationele) documentatie bedoeld voor crew, grondpersoneel, externe leveranciers en gebruikers. Daarnaast organiseer en monitor je de bijbehorende goedkeuringsprocessen;
  • Samen met de Quality & Compliance Manager en de Quality Programme Manager ben je verantwoordelijk voor het goedkeuren van nieuwe handleidingen en/of documenten, zowel intern als extern. Je beoordeelt nieuwe regels en beleid op toepasbaarheid en vormt nieuw te zetten stappen om te zorgen dat de regels worden opgevolgd door alle TUI fly afdelingen;
  • Je zoekt naar en identificeert de link tussen de verschillende handleidingen en documenten en zorg, in geval van veranderende regelgeving, voor samenhang in de documentatie. Je houdt de compliance checklisten up to date volgens de laatste herziene / gewijzigde regelgeving. Je adviseert over de aanschaf van wettelijk vereiste materialen met betrekking tot documentatie en documentbeheer;
  • Je beheert ook de rol als secretaris van het Flight Operations Standardization Committee (FOSC). Je legt tijdens de FOSC vergaderingen de definitieve samenstelling van de wijzigingsvoorstellen ter goedkeuring voor. Je beheert de agenda van de FOSC-vergaderingen en notuleert tijdens de vergadering. Als de FOSC-voorzitter niet aanwezig is, treedt je op als back-up;
  • Net als jouw QSSE-collega’s ben je ook verantwoordelijk voor alle gerelateerde werkzaamheden om de kwaliteits- en veiligheidsnormen van de afdeling QSSE, zoals; onderzoeken, opvolgen en feedback geven op rapporten van crew.

Wat breng je mee

Er zijn meerdere manieren waarop je een match kan zijn voor deze functie - hier zijn een aantal zaken die wij zoeken:

  • Je hebt een afgeronde MBO4 of HBO opleiding (voorkeur: luchtvaart gerelateerde opleiding);
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (in woord en geschrift);
  • Je beschikt over uitstekende computer vaardigheden (Windows 10, adobe, Word en Excel);
  • Ervaring in de branche is een pre, maar geen vereiste. Wel vragen wij, in verband met de zelfstandigheid van de functie, een brede ervaring met documentbeheersystemen / document management systemen;
  • Je hebt een proactieve houding en vindt het prettig om zelfstandig te werken. Je denkt in oplossingen en verbeteringen en stelt prioriteiten;
  • Je werkt gestructureerd en krijgt energie van een internationale en veranderde omgeving. Je bent overtuigend, besluitvaardig en je hebt doorzettingsvermogen;
  • Ook ben je flexibel, stressbestendig en uiteraard collegiaal;
  • Je hebt geen bezwaar, in verband met de het internationale karakter van deze functie, om regelmatig te reizen.

Jij en TUI

Werken bij TUI brengt vele voordelen, extra’s en fun met zich mee:

•          Jaarlijks cafetariaplan met betrekking tot arbeidsvoorwaarden;

•          Health & Wellbeing: sporten, voeding en inspirerende sessies;

•          Personeelsvoordelen op reizen;

•          Life Long Learning (online/offline);

•          Na inspanning komt ontspanning aan de hand van talrijke personeelsactiviteiten.

TUI Nederland vormt samen met TUI België het cluster TUI Benelux. Beide landen bedienen met de Touroperator, eigen Luchtvaartmaatschappij en Retail hun eigen interne markt maar werken op veel vlakken nauw samen en profiteren van de gezamenlijke schaalgrootte.

Als je meer wilt weten over waarom TUI Group wereldwijd toeristische marktleider is en waarom wij actief zijn op het gebied van diversiteit en inclusie, ga dan naar careers.tuigroup.com